自动生成大型会议座次表

泥泞有痕 · 发表于 2024-3-21 08:50:22

今天分享一个简单的方法，可以实现三个功能：

1.当参会人员名单基本确定时，自动生成《座次表》；

2.当参会人员名单变化时，自动更新《座次表》；

3.自动生成与《座次表》相配套的《合影站位图》、《餐叙图》、《签到索引表》，批量且按顺序自动生成“会议桌牌”和“《会议出席证》”等，并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数证表卡都自动生成和自动调整，让会务准备工作变得轻松和从容。

一、《座次表》自动生成模块

（一）主要步骤

由于人员名单不太好找，本文就用《水浒传》中梁山108位好汉大会的例子来介绍座次图的制作。

准备工作：打开一个EXCEL文件，将左下角三个选项卡分别改名为《名单》《会场布局》和《座次表》。然后开始以下三个步骤：

图一

第一步，在《名单》选项卡中，收录所有参加会议的人员，并按照既定的规则从前往后依次编号（见图一）。这里所说的规则，虽然不同类型的单位略有不同，但一般都是按照职级高低、身份尊卑从前向后排列的，即使是平级，也有大致固定的排列顺序，如内部的电话本、人员名册等。

顺序排列好之后，可以请领导审阅过目，遇到顺序不对、人名出错、由于特殊原因需要将一些人提前、放后等情况时，都可以比较容易的调整，然后重新编号。

第二步，在《会场布局》选项卡中画出会场座位摆放图。具体摆几排、每排几个人、有无过道，都要依据会场条件和会议要求而定。之后依据一定的规则对这些座位进行编号（见图二），编号后可以请领导过目认可。编号可以手填，更多的是找到规律后用公式批量填写。

图二

第三步，在《座次表》选项卡中，将《会场布局》内容完全复制过来，去掉其中的编号。在原来编号区域（B4到T9）使用VLOOKUP函数定义公式。首先，在左上角的B4单元格内输入如下内容：= VLOOKUP(会场布局！B4，名单！$AB，2，0)

按回车键，这个单元格内会自动出现两个字“徐宁”。B4到T9范围内其他单元格不必另外定义函数公式，只要点击B4单元格，将鼠标悬停在这个单元格右下角约1秒，会出现一个很小的“+”符号，请按住鼠标左键不放，向右拖拽，便完成了第一排的函数公式定义，鼠标仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函数公式定义。

最后进行格式调整，美观大方即可，可看到下表内容，这就是我们所需要的《座次表》。

图三